外貿單證品種繁多，既有貿易商自己繕制的，也有各國zhengfujiguan和第三方社會(huì )機構或服務(wù)商出具的。
繕制單證需要細致耐心，更要熟悉國際貿易習慣和行業(yè)知識。
外貿實(shí)務(wù)中，單證的制作與出具人通常有出口商、出口國的商檢等機構，貨運公司以及進(jìn)口商，一般規定是英文或中英文對照。
今天給大家匯總了外貿單證的種類(lèi)與使用相關(guān)知識，詳細齊全，趕緊收藏起來(lái)吧~外貿常見(jiàn)的單證1合同CONTRACTCONTRACT是統稱(chēng)，買(mǎi)賣(mài)雙方均可出具。
 如系賣(mài)方制作，可稱(chēng)為銷(xiāo)售確認書(shū)（SALES/confirm/iATION），買(mǎi)方出具則可稱(chēng)為采購確認（PURCHASED/confirm/iATION）。
 除了與國內銷(xiāo)售合同相同的要素如買(mǎi)賣(mài)雙方名址，簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、交易貨物品名、付款方式、違約責任以外，還可以根據不同產(chǎn)品的特點(diǎn)附加條款。
 正式的外貿合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開(kāi)證要求，對各種不可抗力的規定等細則。
 對于容易在裝卸和儲運過(guò)程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農副產(chǎn)品等，合同中往往還會(huì )附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數量和金額的基礎上，有若干幅度的差異，最后按照實(shí)際交貨量來(lái)結算。
 比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允許多交或少交5%。
 理論上，合同應該“一式兩份，雙方各執一份經(jīng)簽章的正本為憑”，可在外貿實(shí)務(wù)中不大苛求照搬執行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。
更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預付款、信用證等實(shí)質(zhì)的把控手段。
 合同本身反倒顯得不重要了。
也正因為如此，一些國家的客戶(hù)甚至制作固定合同，并留下“信用證開(kāi)出后生效”等條款，淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢(xún)價(jià)工具。
碰到這樣的合同，不必當真，預留時(shí)間，等到信用證收到再有所行動(dòng)不遲。
2發(fā)piaoINVOICE或稱(chēng)商業(yè)發(fā)piao（CommercialInvoice）。
 外貿的“發(fā)piao”概念和國內的財務(wù)發(fā)piao完全不同。
外貿發(fā)piao是出口商自己制作、出具的文件，用于說(shuō)明此piao貨物的品名、數量、單價(jià)、總值等，以及其他一些說(shuō)明貨物情況的內容。
發(fā)piao格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。
 發(fā)piao必須注明一個(gè)發(fā)piao號碼（自己擬定），出piao時(shí)間。
可以按照需要一式幾份，由若干正本和副本組成的，應注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。
 發(fā)piao的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯當查”，即此份發(fā)piao如有錯漏允許更改。
3形式發(fā)piaoPROFORMAINVOICE樣式近似商業(yè)發(fā)piao，幾乎可以直接發(fā)商業(yè)發(fā)piao過(guò)來(lái)，標題改為“PROFORMAINVOICE”即可。
 形式發(fā)piao的用處，一是類(lèi)似于單方面合同，作為報價(jià)和確定交易的工具。
一些國家的客戶(hù)喜歡“確認形式發(fā)piao”的形式作為合同。
除了和商業(yè)發(fā)piao相同的內容外，還可以根據需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以落實(shí)交易。
 對于那些需要進(jìn)口許可或外匯使用額度的交易，客戶(hù)也需要形式發(fā)piao來(lái)做前期申請。
在采用國際快遞寄送貨物的時(shí)候，也需要附上形式發(fā)piao，作為快遞公司統一報關(guān)用。
 4裝箱單PACKINGLIST與外貿發(fā)piao對應，性質(zhì)一樣。
 主要用于說(shuō)明貨物的包裝情況，如品名、數量、包裝方式、毛重、體積。
視產(chǎn)品類(lèi)別的需要還可以加上其他詳細說(shuō)明，如凈重等。
 樣式與發(fā)piao相仿，只是不需要注明貨物價(jià)值。
通常也需要若干正本和副本。
5提單BILLOFLOADING提單就是貨物交付貨運公司以后，由貨運公司出具的證明，用以代表物權，以及在目的地提貨。
每個(gè)船公司都有自己式樣的提單，但內容則大同小異。
 提單是最核心單證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價(jià)值。
根據運輸方式的不同，分為空運提單（AIRWAYBILL，簡(jiǎn)稱(chēng)AWB）和海運提單（OCEANBILLOFLOADING，簡(jiǎn)稱(chēng)B/L）及其他。
 但實(shí)務(wù)中以海運提單最為常見(jiàn)，空運提單次之。
提單由貨運公司根據發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數據來(lái)填制，經(jīng)發(fā)貨人確認無(wú)誤后簽章出具。
一般三正三副，任何一份正本均可提貨。
一經(jīng)提貨，其余兩份即告失效。
 為防止提單在傳遞過(guò)程中遺失，如果客戶(hù)沒(méi)有指明要求的話(huà)，可以只給客戶(hù)一份或兩份正本。
 除了提單上的固定欄目外，海運提單在簽發(fā)的時(shí)候還必須加注“上船時(shí)間”（ONBOARDDATE）字樣，這是計算實(shí)際交貨期的標準。
 6裝船通知SHIPPINGADVICE船開(kāi)前或不遲于船開(kāi)當日，由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。
 格式不限，但應包括下列內容：收貨人（Consignee）發(fā)貨人 （Consigner）貨物名（Goods）提單號（B/L Number）集裝箱/鉛封號（Container/SealNumber）船名（Vessel Name）航次（Voy）目的港（Destination Port）起航日（ETD, Estimated）預計抵達日（ETA,Estimated Time of Arrival）等項目?jì)热荨?br> 7保險單INSURANCEPOLICY為防范國際貨物運輸中可能發(fā)生的毀損，對一些價(jià)值較高的貨物，貿易商通常會(huì )辦理保險。
保險公司根據投保的險種開(kāi)具保險單，作為貨物單據之一。
海運貨物保險的險別，分為基本險別和附加險別兩類(lèi)。
（1）基本險分別有三種：平安險（FreefromParticularAverage-F.P.A）水漬險（WithAverageorWithParticularAverage-W.AorW.P.A）一切險(AllRisk-A.R.)①平安險的責任范圍有：被保貨物在運輸過(guò)程中，由于自然災害造成整批貨物的全部損失或推定全損。
由于運輸工具遭受意外事故下，貨物在此前后又在海上遭受自然災害落海造成的全部或部分損失。
在裝卸或轉運時(shí)，由于一件或數件貨物落海造成的全部或部分損失。
被保人對遭受承保范圍內的貨物采取搶救、防止或減少貨損的措施而支付的合理費用，但以不超過(guò)該批被救貨物的保險金額為限。
運輸工具遭難后，在避難港由于卸貨所引起的損失以及在中途港、避難港由于卸貨、存倉以及運送貨物所產(chǎn)生的特別費用。
共同海員的犧牲、分攤和救費用。
運輸合同訂有“船舶互撞責任條款”，根據該條款規定應由貨方償還船方的損失。
②水漬險的責任范圍：除平安和水漬險的各項責任外，還負責被保貨物由于自然災害造成的部分損失。
③一切險的責任范圍：除平安險和水漬險的各項責任，還負責被保貨物在運輸途中由于一般外來(lái)原因所造成的全部或部分損失。
（2）附加險別是基本險別責任的擴大和補充，它不能單獨投保，附加險別有一般附加險和特別加險。
一般加險有11種，它包括：偷竊、提貨不著(zhù)險（Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D）淡水雨淋險（FreshWaterand/orRainDamage）短量險（RiskofShortageinWeight）滲漏險（RiskofLeakage）混雜、沾污險（RiskofIntermixtureandContamination）碰損、破碎險（RiskofIntermixtureandContamination）串味險（RiskofOdour）受潮受熱險（SweatingandHeating）鉤損險（HookDamageRisk）包裝破裂險（BreakageofPackingRisk）銹損險（RiskofRust）特殊附加險包括：交貨不到險（FailuretoDeliverRisk）進(jìn)口關(guān)稅險（importDutyRisk）艙面險（OnDeckRisk）拒收險（RejectionRisk）黃曲霉素險（AflatoxinRisk）賣(mài)方利益險（Seller’sContingentRisk）出口貨物到港九或澳門(mén)存倉火險責任擴展條款，罷工險（FireRiskExtentionClauseforStorageofCargoofDestinationHongkongIncludingKowloon,orMacao）海運戰爭險（OceanMarineCargoWarRisk）等。
投保的時(shí)候，投保金額一般是CIF價(jià)格加上10%的加成。
保險費的計算公式為：保險金額=CIF貨值×（1+加成率）不必先算保險費，可以直接根根據據已知的CNF價(jià)格換算CIF即是：CIF=CFR/[1-保險費率×（1+加成率）]實(shí)際操作中，如果貨值不大，比如在2000美金以下的，一般做簡(jiǎn)易處理，統一收取100元人民幣左右作為保險費。
 8商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛生證等INSPECTIONCERTIFICATEOF,WEIGHT,HEALGH.根據產(chǎn)品的不同，根據國家規定或按照客戶(hù)需求、行業(yè)習慣，部分商品出口必須經(jīng)過(guò)國家檢驗檢疫局強制并出具檢驗證書(shū)。
根據檢驗項目的不同分為質(zhì)量證、重量證、衛生證等。
出口必須檢驗的商品，廠(chǎng)商須先經(jīng)過(guò)商檢局備案登記。
出口前，填制商品檢驗申請單（在商檢局那里取得），將該商品的樣品送至商檢局檢驗。
 檢驗合格后，商檢機關(guān)出具商品檢驗放行單，憑放行單方可報關(guān)出口。
除了國家商檢局以外，也常見(jiàn)有客戶(hù)委托第三方民間檢驗機構檢驗的。
實(shí)際上，很多商品的常規檢驗都包含了質(zhì)量、重量、衛生、重金屬等等檢測項目，至于檢驗證書(shū)的名稱(chēng)是什么，則可根據客戶(hù)的要求選擇。
 即證書(shū)內容一樣，標題不同罷了。
 9原產(chǎn)地證原產(chǎn)地證包括一般原產(chǎn)地證（CERTIFICATIONOFORIGINA）和普惠制原產(chǎn)地證（GSPFORMA）。
 原產(chǎn)地證是證明我出口貨物生產(chǎn)和制造地的證明文件，是出口產(chǎn)品進(jìn)入國際貿易領(lǐng)域的“身份證”。
貨物進(jìn)口國據此對進(jìn)口貨物給予不同的關(guān)稅待遇和決定限制與否。
中國的原產(chǎn)地證有固定印shua格式，一般由商檢局出具。
出口企業(yè)申請辦理此證，要在當地辦理企業(yè)注冊登記，才有資格申請簽證。
普惠制是發(fā)達國家給予發(fā)展中國家出口制成品和半制成品普遍的、非歧視的、非互惠的一種關(guān)稅優(yōu)惠制度。
普惠制產(chǎn)地證是依據給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產(chǎn)自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優(yōu)惠關(guān)稅待遇。
同樣一般由商檢局出具，出口企業(yè)在商檢局辦理此證必須向當地商檢局提供必要的證明文件和依據，要辦理企業(yè)注冊登記，才能申請簽證。
原產(chǎn)地證和普惠制證，也可以由各地的貿易促進(jìn)會(huì )和商會(huì )（很多地方這兩個(gè)組織是兩塊招牌同一個(gè)班子）出具，格式一樣，只是蓋章不同。
 10受益人聲明BENEFICIARY CERTIFICATION受益人聲明只出現在信用證下（受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語(yǔ)，一般指出口商）。
如果不是信用證操作的話(huà)，一般叫做廠(chǎng)商聲明（SUPPLIER DECLARATION）或類(lèi)似表述。
受益人聲明主要用于不便或無(wú)法用官方文件證明的，客戶(hù)要求做到的事宜，或其他一些類(lèi)似于保函（保證承擔某些責任或某些可能產(chǎn)生的責任的聲明）的內容。
 書(shū)寫(xiě)上無(wú)規定格式，只需要列標題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客戶(hù)所需聲明的內容，再落款蓋章即可。
 11船公司/貨運人聲明FORWARDER CERTIFICATION性質(zhì)和格式類(lèi)似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運公司出具。
多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶(hù)要求。
 常見(jiàn)的類(lèi)型有聲明船齡符合要求（比如15年內），聲明不懸掛以色列旗幟（常見(jiàn)于中東客戶(hù)要求）等。
 12出口收匯核銷(xiāo)單出口收匯核銷(xiāo)單是由國家外匯管理局統一分配的外匯收入申報管理單據。
 在出口前，先向外管局領(lǐng)取，按格式填好后作為出口報關(guān)單據之一交給海關(guān)，海關(guān)清關(guān)后蓋章退回。
 在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷(xiāo)，才能辦理退稅。
 13出口貨物報關(guān)單出口報關(guān)時(shí)填制并提交海關(guān)。
目前除大型外貿公司或出口企業(yè)外，眾多出口商一般委托貨運代理公司一并代理報關(guān)事宜。
 出口報關(guān)單一式六聯(lián)：海關(guān)作業(yè)聯(lián)、海關(guān)留存聯(lián)、企業(yè)留存聯(lián)、海關(guān)核銷(xiāo)聯(lián)、出口收匯聯(lián)、出口退稅聯(lián)。
清關(guān)后，退回收匯聯(lián)和退稅聯(lián)。
 14信用證以信用證為結算式的，在信用證開(kāi)出并抵達出口商（信用證受益人）的銀行后，銀行會(huì )做通知，并交信用證連同通知轉交出口商。
在實(shí)務(wù)中偶然還會(huì )有見(jiàn)到其他的單據，例如：海關(guān)發(fā)piao（Customs Invoice）海關(guān)發(fā)piao是出口商應進(jìn)口商海關(guān)要求出具的一種單據，基本內容同普通的商業(yè)發(fā)piao類(lèi)似，其格式一般由進(jìn)口國海關(guān)統一制定并提代，主要是用于進(jìn)口國海關(guān)統計、核實(shí)原產(chǎn)地、查核進(jìn)口商品價(jià)格的構成等。
其格式可在各國海關(guān)的guanfangwangzhan上下載。
例如加拿大海關(guān)發(fā)領(lǐng)事發(fā)piao（Consular Invoice）由進(jìn)口國駐出口國的領(lǐng)事出具的一種特別印就的發(fā)piao。
這種發(fā)piao證明出口貨物的詳細情況，為進(jìn)口國用于防止外國商品的低價(jià)傾銷(xiāo)，可用作進(jìn)口稅計算的依據，有助于貨物順利通過(guò)進(jìn)口國海關(guān)。
出具領(lǐng)事發(fā)piao時(shí)，領(lǐng)事館一般要根據進(jìn)口貨物價(jià)值收取一定費用。
這種發(fā)piao主要為拉美國家所采用。
匯piao（Draft）匯piao是由出piao人簽發(fā)并由付款人按約定的付款期限（即期或遠期）對指定的受款人條件支付一定金額的指令。
一般出現在信用證操作中，由銀行提供空白piao據，出口商填寫(xiě)，付款人簽字以確認付款。
了解這些單證知識以后，我們對外貿就有個(gè)清晰的流程概念了：1．外貿洽談前期，制作形式發(fā)piao用于報價(jià)、交易參考或客戶(hù)申請進(jìn)口許可等。
2．交易確認以后，制作外貿合同。
3．準備交貨的時(shí)候，制作商業(yè)發(fā)piao、裝箱單、核銷(xiāo)單、報關(guān)單，申請商檢放行單等報關(guān)出口。
4．報關(guān)后海關(guān)退返核銷(xiāo)單、報關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷(xiāo)聯(lián)等。
5．交貨付運后，得到三證三副提單。
6．制作、申辦、整理客戶(hù)所需的全套單據，如發(fā)piao、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。
7．憑收匯銀行水單、核銷(xiāo)單、報關(guān)單核銷(xiāo)聯(lián)等辦理核銷(xiāo)與退稅。
無(wú)論是否操作信用證，單據都比較重要。
外貿單證通常是成套的，即根據客戶(hù)的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉賣(mài)和貨款收付。
單證制作的基本原則，是“單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時(shí)），同一套的單據間，在相同欄目的內容一致。
比如，貨物的數量，無(wú)論在發(fā)piao、裝箱單還是其他單據的數量欄中，填寫(xiě)都應一致，包括計量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印shua的用于識別的標志符號），發(fā)piao中就不能顯示“N/M”（無(wú)嘜頭）。
每份單據都會(huì )標明出具日期，而外貿操作中對各種單據的日期有相應的規定，要求簽發(fā)日期應符合邏輯性和國際慣例。
一般地，作為收款用的全套單據，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準，來(lái)確定各單據的日期：發(fā)piao（INVOICE）日期一般早于所有單證；裝箱單（PACKING LIST）一般與發(fā)piao同日，必須在提單日之前；提單日（ON BOARD DATE）不能超過(guò)L/C規定的裝運期；保單（INSURANCE POLICY）的簽發(fā)日應早于或等于提單日期，不能早于發(fā)piao；產(chǎn)地證（C/O、FORMA）不早于發(fā)piao日期，不遲于提單日；商檢證（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提單日期，但也不能過(guò)早于提單日；受益人證明（BENEFICIARY CERTIFICATION 　等于或晚于提單日；船公司證明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提單日；匯piao（DRAFT）日期應晚于提單、發(fā)piao等其他單據，但不能晚于L/C的效期。
單據制作應從一開(kāi)始就養成良好習慣。
按照老外貿業(yè)務(wù)員的做法，交易確定以后，及時(shí)為交易歸檔，預先按照單據欄目整理出填制內容，如客戶(hù)名址、貨物品名描述等。
具體制單的時(shí)候，直接調用即可，避免了臨時(shí)打字的拼寫(xiě)錯誤可能。
根據這個(gè)原理，市面上也出現了各種外貿制單軟件，可預先輸入資料，按照單證類(lèi)別自動(dòng)生成。
除了制單人為錯誤外，因為外貿過(guò)程中環(huán)節甚多，不同部門(mén)的操作中難免會(huì )有疏漏誤差，或因情況改變而導致的錯誤。
比如，原定出貨100箱，也按照這個(gè)數量制作了商檢和報關(guān)，可實(shí)際裝運的時(shí)候發(fā)現倉庫記錄錯誤，實(shí)際發(fā)貨量只有98箱，或者是在裝卸過(guò)程中損壞了2箱等。
對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。
信用證項下操作的，完全依靠信用證制單；非信用證的，根據單證交付的對象不同見(jiàn)機行事。
 可分為“將錯就錯”和“分套處理”兩類(lèi)方式。
所謂將錯就錯，就是與實(shí)際不符，仍按照事先約定的條件制單，贊成的影響與客戶(hù)協(xié)商解決。
比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數繕制單證。
所謂分套處理，就是根據單證交付對象的不同，分別制作內容不同的單證。
 比如在報關(guān)數量和金額與實(shí)際有誤差的情形下，給海關(guān)的單證按照原報關(guān)資料，給客戶(hù)的單證則按照實(shí)際的數量和金額繕制。
如果提單上的數量與報關(guān)數量一致，則可略微調整單價(jià)，在總數量不變的情況下減少總金額，使之符合實(shí)際收取的貨款。
因為報關(guān)等數據失誤，導致實(shí)際收匯和報關(guān)金額不一致，會(huì )影響核銷(xiāo)。
一般的做法，在數額差別不大，比如2000美金以?xún)?，仍可以核銷(xiāo)。
亦可截長(cháng)補智囊，把多收的錢(qián)彌補其他少收的錢(qián)，把帳目做平。
 最后，還有一個(gè)可能會(huì )犯的低級錯誤，單證遺失。
來(lái)源：一貿通