調檔函的主要作用是把檔案調動到另一個地方，如果辦理檔案專遞時沒有調檔函，那么檔案就會斷檔。在管理檔案的時候，調檔函存在不可或缺的作用。

在管理檔案時，調檔函發(fā)揮著不可 替代的作用。調檔函是檔案調轉的重要憑證，調檔函是檔案管理機構將檔案調出的依據(jù)。調檔函上面有調函的編號和對方單位的稱呼。落款后面須附上詳細的收件地址和聯(lián)系人及，有些調檔函上面還會注明有限期，必須在有效期限內辦理，過期作廢。

國企、事業(yè)單位、政府 機關這些單位都是可以開具調檔函的。調檔函通常是由檔案接收單位開具調檔函給需要調檔的人員，由本人攜帶調檔函去原單位調出檔案。存檔單位會要求將檔案密封后，通過機要快遞到接收單位，檔案的調轉只能是公對公對接，個人是不能攜帶檔案的。

什么時候會用到調檔函？調檔函通常是辦理檔案轉遞的時候使用，由檔案接收單位開具的。我們在轉遞檔案的時候需要將調檔函作為檔案轉遞的銜接，一般我們的個人是不能個人攜帶辦理轉遞的，將檔案轉遞到正規(guī)的地方需要接收檔案的地方出具調檔函才能辦理檔案的轉出。